Heute gilt es geradezu als schick, sich mehr als einer Aufgabe zuzuwenden. Das Projekt für Kunde X, die Kundendienstanfrage, die noch heute raus soll und nebenbei Mails lesen, während der Vertrieb technische Fragen zu einer Präsentation beantwortet haben will. In Gesprächen wird dann gerne gesagt, dass „Multitasking“ heute eben eine berufliche Notwendigkeit darstellt.
Problematisch an dieser Einstellung ist nur, dass es so etwas wie Multitasking beim Menschen gar nicht gibt, sofern Sie nicht über mehr als ein Gehirn verfügen (und auch Steve Martin hatte sein zweites nur in einem Glasbehälter dabei). Ich höre bei solchen Gesprächen als Erwiderung dann meistens ein „aber mein Computer kann doch Multitasking“. Ja, kann er, seit es Mehrkern-CPUs gibt. Vorher war nämlich das vielgerühmte Multitasking Ihres Siliziumgehilfen auch nichts anderes als gekonntes Zeithäckseln auf sehr hohem Niveau.
Was also bedeutet „Multitasking“ im landläufigen Sinn? Mehr als eine Aufgabe zur gleichen Zeit erledigen, ist die oft gegebene Antwort. Um mehr als eine Aufgabe in der gleichen Zeitarbeit zu erledigen, muss notwendigerweise auch für jede Aufgabe etwas oder jemand vorhanden sein. Ein Mensch mit einem Gehirn kann daher nur eine Aufgabe in einer Zeiteinheit erledigen, ebenso wie jede CPU mit nur einem Prozessorkern. Diese konnten lediglich sehr schnell zwischen ihren vielen vorhandenen Aufgaben hin- und her schalten und so für uns langsame Menschen den Eindruck erwecken, als würden alle Programme gleichzeitig ausgeführt.
Was bei einer CPU noch mit vertretbarem Aufwand möglich ist, stellt den Menschen vor nicht unerhebliche Probleme, die den Ansatz Multitasking im beruflichen Alltag zu einem zu vermeidenden Konzept machen. Das Zauberwort hier heißt „Task-Switching“ oder „Kontextwechsel“. Wenn ich gerade an einem Projekt für den Kunden X sitze und jemand anruft, der nur eine Frage beantwortet haben möchte, muss ich die Arbeit am Projekt X unterbrechen und mich dem Anrufenden widmen.
Ich führe also einen Kontextwechsel aus. Dieser bedeutet Aufwand, wie jeder Kontextwechsel. Ich muss mir Sachen merken, Dinge aufschreiben, mich nach dem Telefonat wieder in den Kontext des Projektes X hineindenken und natürlich auch zu Beginn des Telefonats den Kontext der Frage verstehen. Im Softwarebereich wird versucht, aufwändige Kontextwechsel zu vermeiden. Abhängig von der Art der Software kann dies das simple Sichern der Prozessorregister sein oder der komplette Wechsel eines Prozesskontexts inklusive Aus- und Einlagern von virtuellem Speicher. Ein Zuviel an solchen Kontextwechseln kann nicht nur die Systemleistung deutlich verringern, sondern auch nahezu zum Stillstand bringen, da das System dann nur noch „mit sich selbst“ beschäftigt ist. Dafür gibt es einen entsprechenden Fachausdruck, das sogenannte „Thrashing“. Dieses Thrashing am Arbeitsplatz ist einer der größten, oft unerkannten Ressourcenvernichter der „Multitasking-Elite“.
Dazu ein einfaches Beispiel: nehmen wir an, zu Ihren Aufgaben gehören drei Projekte, die Sie in den nächsten beiden Wochen fertig stellen sollen.
- Projekt A dauert drei Tage
- Projekt B zwei Tage
- Projekt C benötigt ebenfalls drei Tage
Zu Beginn der Woche eröffnet Ihnen Ihr Vorgesetzter: „Wie Sie wissen, ist C ein wichtiger Kunde, den können wir nicht einfach fünf Arbeitstage warten lassen, ohne dass an seinem Projekt was passiert. Und wenn Sie schon dabei sind, können Sie ja zwischendurch auch etwas an Projekt B tun“. Was auf den ersten Blick ganz sinnvoll klingt, wird sich gleich in das Gegenteil verkehren. Hier die Abfolge der Arbeiten bei einer strikt sequentiellen Abarbeitung der Aufgaben:
A A A B B C C C
Damit sind Sie mittwochabends mit A fertig, freitagabends mit B und am Mittwochabend der nächsten Woche mit C. Nun sind wir aber brave Arbeitnehmer und befolgen wie immer die Anweisungen unseres Vorgesetzten. Damit haben wir folgende Arbeitsfolge:
A B C A B C A C
Projekt A wird damit Dienstag abends der zweiten Woche fertig, Kunde B wird Freitag der ersten Woche bedient und Projekt C schließen wir wie vorher am Mittwoch der zweiten Woche ab. Gratuliere! Sie haben soeben Kunde A verärgert, der ganze vier Tage länge auf Ihre Arbeit warten durfte, nur um die anderen beiden Aufgaben um kein Stück eher zu Ende zu bringen. Dann wäre es sogar sinnvoller gewesen, das Projekt C gleich komplett vorzuziehen und vor allem anderen abzuarbeiten.
Ein zweites Beispiel kennt wahrscheinlich jeder aus seiner eigenen Erfahrung im Büro: Sie arbeiten an einer komplexen Aufgabenstellung und werden durch eine E-Mail unterbrochen. Damit sind Sie aus dem gerade bearbeiteten Problem natürlich „raus“. Sie benötigen etwas, bis Sie sich mit dem Kontext der Mail vertraut gemacht haben, danach beantworten Sie die Anfrage.
Nun können Sie mit der ursprünglichen Aufgabe weitermachen. Angenommen, Sie haben eine halbe Stunde gebraucht, um das logische Gedankengebäude aufzubauen, dass Sie für die Arbeit an Ihrer Aufgabe benötigen, müssen Sie diese Zeit zu einem Teil wieder aufwenden, um nach der Unterbrechung wieder „rein“ zu kommen. Bleiben wir hier der Einfachheit bei der Hälfte (15 Minuten). Um das Ganze etwas realitätsnäher werden zu lassen, fällt Ihnen zehn Minuten nach der Antwortmail ein, dass Sie etwas vergessen hatten (Sie kennen dieses „Da war doch noch was“-Gefühl, nicht war?)
Insgesamt benötigen Sie zehn Minuten an zusätzlicher Zeit für die Unterbrechung, um der ersten Mail eine zweite hinterher zu schicken. Damit haben Sie durch eine Unterbrechung 25 Minuten Ihrer Arbeitszeit vertan. Passiert Ihnen das drei- bis viermal am Tag, was in bestimmten Bereichen keine Seltenheit ist, fehlen Ihnen beinahe zwei Stunden. Pro Tag! Damit können Sie beinahe 25% produktiver werden, in dem Sie Mittel und Wege finden, dem „Multitasking“ aus dem Weg zu gehen.
Das menschliche Gehirn ist evolutionär gesehen auf „notfallbedingte“ Kontextwechsel ausgerichtet. Das bedeutet, dass ein kurzfristiges Umschalten von Aufgaben früher eigentlich immer durch äußere Einflüsse bedingt war. Da war es dann nicht unbedingt notwendig, sich zu merken, was man gerade gemalt, geschnitzt oder auf dem Feuer hatte, wenn ein Säbelzahntiger oder der verfeindete Clan zwei Täler weiter um die Ecke biegt.
Wenn Sie sich also eine produktive Arbeitsumgebung schaffen wollen, sorgen Sie für eine serielle Abarbeitung Ihrer Aufgabe und vermeiden Sie Unterbrechungen. Je weniger Ressourcen Sie für „Thrashing“ verbrauchen, umso mehr bleibt Ihnen für die Erledigung Ihrer Aufgaben und Ihre Weiterbildung. Priorisieren Sie knallhart und vor allem im Vorfeld, erledigen Sie dann die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst und an einem Stück. Ihre internen und externen Kunden werden es Ihnen danken.
